Capitulo 4 4.1.- Observaciones de los sistemas ya establecidos Nos abocamos a definir lo que forma parte del sistema y en base a esto determinamos los elementos que detenían el proceso de digitalización. Dentro de la simplificación del proceso encontramos los siguientes elementos de forma general: la ruta de la información y la ruta de los documentos físicos. En el diagrama que se ve abajo esta la ruta de la información desde su entrada al sistema por captura y digitalización hasta su salida en las estaciones de consulta del cliente por medio de una intranet.
4.2.- Recepción y depuración de documentos : Procedimiento Los documentos son recibidos por el personal de la empresa Digilab. Donde se lleva un registro de los documentos recibidos, El objetivo es poder contar con la información de cuantos documentos serán procesados, lo que facilita la planeación en otras áreas. Una vez que los documentos se sacan de las bolsas se les quita todo tipo de ligas y grapas, después se hacen los lotes que se depositan en una caja 6 lotes con 500 documentos en cada uno.
Observaciones - Esto se hace de manera manual y no existe ningún método que pueda considerarse como rápido y eficaz es más podemos decir que la labor depuración tiende a ser fastidiosa y es difisil de calcular rendimientos. La labor es bastante lenta, y se debe ser cuidadoso de no romper los documentos. Es muy importante que los documentos se mantengan en buen estado y que los lotes contengan el numero exacto de documentos. Análisis En el caso de la Depuración existen un numero importante de problemas, en particular con las herramientas con las que cuentan, las cuales trabajan muy bien para una cantidad menor de documentos, el trabajo tiende a ser tedioso y difícil de establecer rendimientos. Es importante anotar que el ambiente debe ser: en particular con la temperatura controlada ya que una temperatura elevada dificulta el manejo de los documentos 4.3.- Detección de problemas en el área de Captura de datos: Procedimiento : Una vez que los documentos fueron depurados, y se formaron los lotes, se pasan al área de captura donde se meten al sistema datos como numero de cuenta, montos fechas etc. Fianalmente se le anota un número consecutivo al los papeles manualmente y quedan listos para su digitalización.
Es quitar las manos de una herramienta que es el teclado para tomar una nueva herramienta que es un lápiz y que aveces requiere de sacarle punta con la basura y molestias que esto ocasiona. Análisis : Se propuso la investigación de una maquina foliadora, que mientras se estuviera imprimiendo el número se fueran capturando los datos. Al parecer las que existían en el mercado eran demasiado caras y no justificaban la inversión. En relación a los espacios personales se propuso unos lockers o unos muebles que tuvieran espacios para colocar las herramientas de trabajo y artículos personales.
4.4.- Detección de problemas en el proceso de digitalización Procedimiento : una vez que los documentos son capturados se mandan al área de digitalización donde se van metiendo al scanner por lotes de 500, creando así las ligas con los datos que se capturaron. El scanner va numerando automáticamente los documentos digitalizados y esta numeración tiene que corresponder a la que se hace físicamente en captura, de tal manera que si falta uno o sobra uno se verifica con el número escrito en el papel.
Observaciones : El
principal problema aquí era la manera en la que se
metian los documentos al scanner, por medio de esta
charola que se ve en la foto, el movimiento mecanico
repetitivo que necesitaba hacer el operador era muy
cansado por la posición de las muñecas. Adicionalmente
las guias que tiene para la entrada se tenian que ajustar
dependiendo el tipo de documento lo cual era una labor
imposible cuando el un lote de 500 documentos habían 5
tamaños diferentes.
4.5.- Problemas en el área de archivo.
Procedimiento : una ves
que estan digitalizados los lotes se llevan al area de
archivo donde se guardan perfectamente ordenados para su
busqueda posterior. Después de un periodo de observación y un análisis preliminar, se hizo una jerarquía de todo lo observado donde pudimos encontrar algunos problemas críticos que necesitaban una solución integral, (usuarios, directivos,clientes) para hacer del proceso de producción mas eficiente y el principal problema al que nos avocamos fue la digitalización.
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