Capitulo 3

3.-Descripción del Contexto

3.1 Necesidad de los bancos de digitalizar

Llegamos al punto en que el papel para el manejo de información, no es el medio mas adecuado y efectivo, ni el mas ecológico para el uso acceso y control de la información. Todos los años miles y millones de hojas de papel son archivadas para asegurarnos que aquella información que tanto trabajo nos costo recopilar y que aveces confundimos con conocimiento, se archiva uno por un tiempo ilimitado hasta que el papel se desintegra. Es importante tener cuidado en no creer o aferrarse a soluciones únicas, poder observar constantemente el manejo de la información nos invita a pensar en nuevos esquemas de aplicación y uso de esta.

Los procesos digitales son sin duda un apoyo para eliminar los archivos "muertos" guardando una copia digital y mantener en línea los vivos, aquellos que contienen información indispensable que se requiere día a día.

La microfilmación, la fotocopia de documentos, son un proceso mas dentro de la cultura del almacenaje de información siendo estos mecanismos ya obsoletos y poco prácticos, porque son procesos lineales. La información viva debe accesarse de la manera más rápida y eficaz y esto solo se puede con información digital.

La digitalización nos ofrece muchas ventajas sobre aquellas técnicas convencionales. Una de las ventajas es el volúmen de información que puede contenerse en un medio digital , como ejemplo en un cd-rom caben 12,000 hojas tamaño carta lo que ocuparía el espacio de 4 cajas de mediano tamaño, llegando a una proporcion de espacios de 1 a 600.

Otra de las ventajas de la digitalización es el acceso a esta información, lo cual permite usar instantaneamente imágenes, datos, audio, video disminuyendo el tiempo de búsqueda de manera dramática.

Es en fin la digitalización solo una herramienta mas para agilizar un gran numero de procesos en miles de aplicaciones.

3.2 Digilab, una empresa de procesamiento digital de información.

Digilab dentro de su propuesta de digitalización encontró en los bancos un mercado importante debido a que estos tenían miles de millones de pesos en pérdidas por no encontrar los documentos (vouchers, pagos, depositos etc...) en un tiempo determinado cuando estos eran solicitados para una aclaración, debido a que el volumen de información era muy grande, la posibilidad de encontrar los documentos era cada vez mas remota.

Al principio la microfilmación se encargó de tan meticulosa tarea sin embargo rápidamente la digitalización de cada uno de los documentos y su acceso inmediato a través de una intranet, terminó por convencer a las grandes instituciones por utilizar la digitalización como un nuevo elemento dentro de sus estándares de servicio.

Así es que todos los vouchers y otros documentos como pagos, fichas de deposito etc, llegan desde todos los estados de la república mexicana a Digilab, en donde se depuran, es decir se les quitan grapas o elementos extraños, luego se capturan y folian, se digitalizan y finalmente se archivan. Con todo este proceso digital se crea una base de datos que a un año de trabajo llegó hasta 5,000,000 de imágenes de documentos digitalizadas y los datos capturados mismos que el banco puede consultar desde sus oficinas y si es necesario una copia del documento solo hay que imprimirla.

Por otro lado la búsqueda de la información es mucho más fácil ya que dentro de la solución de búsqueda por Intranet por medio de hiperligas y de botones de navegación similares a los de internet, se puede llegar a la información necesaria en cuestión de segundos. En las primeras semanas cuando se estaba planeando y desarrollando toda la solución, existía un problema crítico en el sistema...la digitalización de papeles de diferente gramage y tamaño. Este como uno de los múltiples problemas a solucionar detectados desde el área vigía.